Par Margot Carmichael Lester
Collaboratrice de Monster
Les intervieweurs posent souvent des questions difficiles et parfois inattendues aux adjoints administratifs afin de voir comment les candidats réagissent sous pression et s’ils ont l’esprit vif. Après tout, ce sont là des aptitudes propres aux adjoints administratifs qui travaillent chaque jour dans un bureau endiablé et à des projets de grande importance.
D’autres questions sont franchement bizarres, comme celle-ci lancée à Mary Herrington lors de son entrevue pour un poste d’adjointe administrative : « Que feriez-vous si je vous lançais ce cendrier de cristal à la figure? » Herrington, aujourd’hui consultante en affaires, fut complètement décontenancée. « Je l’ai regardé droit dans les yeux et je lui ai répondu : Arrangez-vous pour me rater, car autrement, je vous ruine à l’os, j’achète cette entreprise et je vous congédie sans vous accorder le moindre sou. Il s’est esclaffé, m’a offert le poste sur-le-champ et j’ai commencé le jour suivant. »
Mais mis à part son intention de vous garder sur le qui-vive, que cherche à savoir au juste l’intervieweur qui pose de telles questions au candidat à un poste d’adjoint administratif? À part le fait qu’ils recherchent un employé qui suivra les directives et sera fidèle à l’entreprise, il semble que la plupart des employeurs veulent des employés qui sont vifs d’esprit, ont une bonne estime de soi sans être pompeux et sont autonomes.
Pour vous aider à vous préparer à votre prochaine entrevue pour un poste d’adjoint administratif, voici quelques questions difficiles souvent posées ainsi que des suggestions sur la façon d’y répondre.
D’après vous, pourquoi est-ce que les couvercles des trous d’homme sont-ils ronds?
Lorsqu’on a posé cette question à Erik Lars Myers lors d’une entrevue pour
un poste d’adjoint administratif, il ne savait pas trop quoi penser. « La première chose qui m’est venue à l’esprit, c’est :
Vous pouvez répéter ça? »
Cette demande a permis à Myers de gagner suffisamment de temps pour trouver une réponse. « J’ai répondu : Pour qu’ils ne tombent pas? Ce qui, soit dit en passant, est la bonne réponse. C’est la seule explication raisonnable qui me soit alors venue à l’esprit. »
Cette question est posée pour tester les aptitudes à résoudre un problème, lesquelles s’avèrent pratiques lorsque le réseau tombe en panne et que votre patron vous harcèle pour obtenir un rapport.
Comment évaluer l’intervieweur?
Vous devez absolument trouver des éléments positifs à partager. Dites-lui ce qu’il a bien fait et transformez un élément négatif en élément positif. Par exemple : « Je ne m’attendais vraiment pas à telle question, mais vous m’avez vraiment fait prendre conscience de son importance en ce qui me concerne. »
Votre réponse reflète votre sens de la diplomatie et votre volonté à dire les choses telles que vous les pensez à des personnes en position d’autorité. Ce sont là de précieuses aptitudes pour un adjoint administratif de confiance.
Pourquoi devriez-vous obtenir ce poste?
La chose la plus importante ici est de suivre votre instinct et de ne pas inventer une réponse. Faites part de vos qualifications et décrivez les postes que vous avez occupés antérieurement. Ne dites pas que vous êtes brillant, montrez-le.
Cette question permet aux intervieweurs de voir votre réaction lorsque les projecteurs sont braqués sur vous, ce qui arrive tout le temps aux adjoints administratifs, et jusqu'à quel point vous avez confiance en vos moyens.
Qui admirez-vous le plus et pourquoi?
Le « pourquoi » est habituellement beaucoup plus important que le « qui », alors identifiez une personne qui a des qualités que vous admirez et expliquez clairement les raisons précises pour lesquelles vous respectez cette personne. Dans la mesure du possible, évitez de citer une personne qui est sujette à la controverse.
Comme de plus en plus d’entreprises mettent l’accent sur la culture et l’intégration, la question qui suit permet aux intervieweurs de voir si vos valeurs cadrent avec celles de l’entreprise.
Quels sont vos cinq films préférés?
Cette question fut posée à Angela Watson, qui passait une entrevue pour un poste de soutien administratif/graphisme dans une chaîne de restaurants régionale. « Pour illustrer toute l’étendue de ma paranoïa, je crois que j’ai choisi des films comme La liste de Schindler, Le monde selon Wayne, Les copains d’abord, Le silence des agneaux et Harold et Maude. J’ai essayé de couvrir toutes les bases sans être exagérément ésotérique. »
Vous êtes conscient du nombre de demandes inattendues que reçoit chaque jour un adjoint administratif, n’est-ce pas? Hé bien, cette question permet à l’intervieweur d’évaluer la façon dont vous composez avec la situation.
Une autre stratégie sur la façon de répondre
Si, en dépit de votre préparation, vous n’avez pas de réponse, admettez que vous ne vous attendiez pas à cette question et demandez une minute pour y penser. Il s’agit plus d’avoir l’esprit vif que de donner une réponse brillante. Alors, ne demandez pas à sauter cette question ou à ne pas y répondre d’une façon ou d’une autre. Ce serait une option bien plus négative qu’une réponse boiteuse.